Pencurian bisa terjadi dimana saja. Di rumah, di tempat umum, bahkan di tempat Anda bekerja.
Ketika terjadi pencurian di tempat bekerja, pasti asset perusahaan yang cukup mahal menjadi taruhannya.
Karena itu, hampir semua perkantoran umumnya memiliki kamera pemantau alias CCTV.
Tapi sebelum tindakan pencurian terjadi, sebaiknya memang dilakukan antisipasi, seperti berikut ini
- Ambil tindakan untuk melindungi properti Anda dan karyawan Anda
Langkah-langkah yang bisa dilakukan bisa seperti membatasi akses ke kunci, data, stok, dan persediaan.
Gunakan kata sandi dan sering-seringlah mengubahnya. Meskipun uang tunai paling mudah dicuri, kerugian persediaan untuk dijual bisa sangat besar jika seseorang bisa mendapatkan akses. Sertakan apa yang tidak boleh dilakukan untuk karyawan agar tidak ada area abu-abu terutama terkait praktik keamanan.
Pencurian identitas bisnis, khususnya, merupakan ketakutan yang muncul di kalangan pengusaha.
- Buat prosedur yang jelas dan terapkan
Staf Anda harus menyadari apa yang harus diantisipasi dalam pekerjaan mereka.
Anda harus menciptakan suasana efisiensi yang akan membantu Anda melacak semua proses bisnis. Sebagai contoh:- Beri nomor semua dokumen dan formulir, dan lacak penggunaannya.
Pastikan Anda memiliki dokumen yang tepat untuk memastikan bahwa Anda membayar tagihan dengan jumlah yang tepat dan kepada orang yang tepat.
- Lacak Inventaris
Inventaris persediaan Anda tidak terlindungi dari pencurian karena akses terbuka. Mungkin tidak ada gunanya melacak barang-barang kecil, tetapi pencurian pada akhirnya akan menumpuk. Misalnya, hard drive komputer sangat mahal.
Persediaan produk Anda harus dihitung (diinventarisasi). Terutama, pantau lebih dekat barang-barang bernilai tinggi dan pembuangan dokumen dari semua produk usang, usang, atau dengan penjualan rendah.
Lakukan pemeriksaan inventaris secara berkala terhadap inventaris fisik dan tetapkan kebijakan untuk memastikan pemeriksaan yang tepat dilakukan.
- Pembagian Tugas
Anda harus sangat memperhatikan orang-orang yang melakukan pembukuan dan yang mengelola inventaris. Siapkan proses dua langkah lalu pisahkan langkah-langkah tersebut di antara dua orang.
Misalnya, orang yang melakukan penyeimbangan bank Anda tidak boleh menjadi orang yang membayar tagihan. Atau, orang yang mengambil produk untuk dijual tidak boleh menjadi orang yang memutuskan apakah suatu barang akan dibuang.
- Siapkan saluran pemantauan dan pelaporan
Siapkan kamera CCTV untuk memantau semua aktivitas di gedung kantor Anda. Ini juga akan menimbulkan ketakutan di antara para pelaku atau calon pencuri dan mencegah terjadinya pencurian.
Namun, pencurian tidak selalu terjadi secara visual dan fisik. Pencurian juga mencakup pemalsuan tanda tangan dan penggunaan tidak sah atas sumber daya perusahaan atau milik karyawan lain. Kamera tidak selalu menangkap segalanya, tapi mata dan otak bisa. Dorong karyawan Anda untuk maju dan melaporkan jika mereka menyaksikan pencuri apa pun.
- Lakukan langkah-langkah ini secara berkala
Tidaklah memadai untuk hanya menerapkan tindakan ini. Anda harus sering meluangkan waktu untuk mengevaluasi. Pastikan bahwa semua masalah dan kekhawatiran telah ditangani. Tetapkan langkah-langkah untuk memastikan ‘penurunan’ berada dalam batas yang masuk akal. Misalnya, periksa tingkat perputaran inventaris Anda untuk tahun ini dibandingkan dengan beberapa tahun terakhir untuk mengamati perputaran yang lebih besar dari rata-rata.
Editor: Agita Maheswari
Agitamaheswari@esensi.tv